明确年会目的

需要明确年会的主题和目的，例如是庆祝公司成立周年、表彰优秀员工、加强团队凝聚力等，明确目的有助于确定后续的策划方向和活动内容。

预算制定

根据年会的规模和预期效果，制定合理的预算，预算应包括场地租赁、设备租赁、餐饮、交通、节目表演、礼品等方面的费用。

场地选择与布置

根据年会规模和主题，选择合适的场地，场地应能容纳参会人员，并具备必要的设施设备，布置场地时，应注意氛围的营造和主题的体现，如悬挂横幅、摆放花篮等。

节目策划与安排

根据年会主题和参会人员特点，策划一系列节目，节目应包括员工才艺展示、互动游戏、领导致辞等环节，要合理安排节目顺序和时间，确保活动流程紧凑有序。

邀请函制作与发送

制作邀请函，包括年会的时间、地点、主题、参会人员等信息，通过邮件、短信或电话等方式，将邀请函发送给参会人员。

餐饮安排

根据参会人员的口味和需求，安排合适的餐饮，餐饮应注重营养均衡和卫生安全，同时要考虑到参会人员的特殊需求。

交通与接送安排

如果参会人员来自不同地方，需要安排交通和接送，可以提供班车接送或提供交通补贴，确保参会人员能够准时到达会场。

活动执行与现场管理

在活动当天，要确保各项准备工作就绪，包括场地布置、设备调试、节目排练等，要安排专人负责现场管理，确保活动流程的顺利进行。

活动结束后，进行后期总结与反馈，收集参会人员的意见和建议，对活动效果进行评估和分析，为今后的活动提供经验和借鉴。